Medezeggenschapsregeling Cliëntenraad Trombosediensten Nederland (CTD)
Pre-ambule:
Een aantal zelfstandige organisaties/instellingen die werkzaam zijn op het gebied van antistolling en onder de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden Zorg 2018 vallen hebben er voor gekozen één cliëntenraad in te stellen die wat betreft samenstelling en regeling identiek is. Daarmee ontstaat een cliëntenraad die voor de organisatie als zodanig kan functioneren, voldoet aan de wettelijke eisen en tegelijkertijd belangen van patiënten op het gebied van antistolling in Nederland beter kan behartigen.
Dit omdat de kennis en kunde van de cliëntenraadsleden gevoed wordt vanuit meerdere antistollingsorganisaties uit Nederland. Het voordeel van deze constructie is in de afgelopen jaren zowel voor de belangen van de clieënten alsook voor de instellingen zelf bewezen. Omdat er op deze wijze wordt samengewerkt is kennis en kunde beter beschikbaar en uit te wisselen. Ook is de gezamenlijke financiering voor de organisaties/instellingen die gebruik maken van deze constructie adequaat en goedkoop.
Als belangrijkste reden geldt echter dat de belangen van cliënten bij landelijke en regionale ontwikkelingen op het gebied van antistolling, alsook belangen bij stakeholders op regionaal en landelijk nivo (zoals Ministerie, Onderzoeksinstituten, producenten van bijvoorbeeld meetapparatuur en medicatie, verzekeraars etc.) beter kunnen worden behartigd.
De Cliëntenraad Trombosediensten Nederland biedt zijn bevoegdheden en deskundigheid aan aan trombosediensten/antistollingscentra die lid zijn van de FNT. De samenwerking tussen de CTD en een trombosedienst wordt geregeld in de onderhavige medezeggenschapregeling,
De samenwerking kan worden beëindigd als een trombosedienst de wens te kennen geeft de CTD niet meer als haar Cliëntenraad te willen, omdat zij voor haar instelling een eigen cliëntenraad wenst op te zetten. In dat geval wordt een opzegtermijn van een half jaar in achtgenomen, tenzij daar in overleg met CTD vanaf wordt geweken. De beëindiging kan slechts plaatsvinden met ingang van een nieuw kalenderjaar.
Medezeggenschapsregeling
Deze regeling is van toepassing op de instellingen die de Cliëntenraad Trombosediensten Nederland (hierna CTD genoemd) hebben gecontracteerd om medezeggenschap volgens de Wmcz 2018 in te stellen.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze medezeggenschapsregeling staan de volgende begrippen:
a.instellingen: zijn bij de Federatie van Nederlandse Trombosediensten aangesloten rechtspersonen die bedrijfsmatig trombosezorg verlenen en die met de CTD een overeenkomst hebben gesloten tot het verkrijgen van medezeggenschapsadviezen;
b.raad van bestuur: het bestuur van de rechtspersoon die de instelling in stand houdt;
c. cliënt: een natuurlijk persoon t.b.v. wie de instelling werkzaam is;
d. vertegenwoordiger: een (wettelijk) vertegenwoordiger, een mantelzorger of een familielid;
e. CTD: het door de instellingen ingestelde orgaan dat de gemeenschappelijke belangen van de cliënten in verband met antistollingszorg behartigt en functioneert als clientenraad op basis van de Wmcz 2018;
f. wet: de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018.
Artikel 2 Doelstelling van de CTD
De CTD behartigt, binnen het kader van de doelstellingen van de instellingen, de gemeenschappelijke belangen van de betrokken cliënten.
Artikel 3 Taakopvatting cliëntenraad
1. De CTD is representatief voor de cliënten van de instellingen, waarvoor de CTD de cliënten vertegenwoordigt.
Daarnaast heeft de CTD aandacht voor het belang van de overige cliënten in Nederland die afhankelijk zijn van antistollingszorg.
2. Hiertoe:
1. stimuleert de CTD de communicatie met, de participatie en zeggenschap van cliënten opdat cliënten zoveel mogelijk betrokken worden bij de gang van zaken bij hun antistollingzorg;
2. inventariseert de CTD regelmatig de wensen en meningen van de cliënten en/of hun vertegenwoordigers;
3. informeert de CTD regelmatig cliënten en vertegenwoordigers over zijn werkzaamheden en resultaten.
3. Op verzoek van de CTD faciliteren de instellingen de CTD bij de voorbereiding en uitvoering van deze taken.
4. De werkwijze van de CTD is in het huishoudelijk reglement van de CTD vastgelegd.
5. De cliëntenraad laat zich bijstaan door een Klankbordgroep (KBG), waarin leidinggevenden van diverse trombosediensten/antistollingscentra zitting hebben en qualitate qua de directeur van de Federatie Nederlandse Trombosediensten. De Klankbordgroep is bij tenminste twee vergaderingen van de Cliëntenraad per jaar aanwezig en kan tussentijds ter advisering aan de Cliëntenraad zijn mening/advies weergeven. De leden van de klankbordgroep worden door de Trombosediensten/Antistollingscentra benoemd. De Trombosediensten/antistollingscentra zijn gehouden leden voor de klankbordgroep aan te dragen.
Artikel 4 Samenstelling van de CTD
1. De CTD bestaat uit minimaal drie leden. De CTD bestaat uit maximaal 9 leden.
2. Lid van de CTD kunnen worden:
− cliënten van de instellingen, die de CTD als Cliëntenraad hebben gecontracteerd; deze groep in de CTD moet in de meerderheid zijn.
− personen met een specifieke deskundigheid op het gebied van antistolling als patiënt;
Van de leden van de clientenraad wordt verwacht dat zij handelen vanuit het clientperspectief en in staat zijn de problematiek van individuele patienten te vertalen naar gemeenschappelijk belang.
Artikel 5 Tegenstrijdig belang
De leden van de CTD mogen geen tegenstrijdig belang hebben, zoals medewerker zijn van een ziektekostenverzekering of pharmaceutisch bedrijf.
1. Werknemers van de trombosedienst kunnen geen deel uitmaken van de cliëntenraad.
2. Leden van de raad van toezicht, alsmede bestuurders van een trombosedienst en ook degenen die een zakelijk belang hebben bij de instelling kunnen geen deel uitmaken van de cliëntenraad. Ex-leden van de raad van toezicht en/of het bestuur van een trombosedienst kunnen na drie jaar na hun defungeren lid worden van de CTD.
Artikel 6 Werving en benoeming CTD
1. De instellingen stellen de CTD in de gelegenheid een vacature onder de aandacht van cliënten en hun vertegenwoordigers te brengen. Indien de CTD dat vraagt, helpt de instelling de CTD hierbij.
2. De leden van de CTD worden benoemd voor een periode van 4 jaar. De leden kunnen eenmaal worden herbenoemd. In uitzonderlijke gevallen kan een lid voor een tweedemaal worden herbenoemd.
3. De leden die al eenmaal zijn herbenoemd, zijn na 3 jaar na beëindiging van hun termijn opnieuw verkiesbaar als lid van de CTD.
4. De CTD voert een gesprek met kandidaten voor een zetel in de CTD en benoemt vervolgens geschikte kandidaten.
5. De CTD maakt met de instellingen afspraken over de inzet van de instelling bij de werving van leden voor de CTD.
Artikel 7 Benadeling
1. De instellingen zorgen ervoor dat (ex-)leden van de CTD niet uit hoofde van hun lidmaatschap van de CTD in aandacht en dienstverlening door de instelling worden benadeeld in hun relatie met die instelling.
Artikel 8 Einde van het lidmaatschap
1. Het lidmaatschap van de CTD eindigt wanneer:
− de zittingsperiode afloopt;
− een lid ontslag neemt;
− een lid overlijdt;
− het lid zijn ontslag krijgt.
Artikel 9 Ontslag van een lid van de CTD
1. De CTD kan een lid van de CTD ontslaan. Het ontslag geschiedt niet nadat een voornemen tot ontslag onder opgave van redenen schriftelijk wordt medegedeeld aan het desbetreffende lid.
2. Het betrokken lid heeft twee weken de tijd om zijn visie op het voorgenomen ontslag te geven. Daarna kan de CTD het definitieve besluit tot ontslag nemen. Bij de stemming in de CTD over een (voorgenomen) besluit tot ontslag, heeft het betrokken lid geen stemrecht. Bij stemming in de CTD dient tweederde van de leden aanwezig te zijn en is een gewone meerderheid voor ontslag vereist.
3. Op grond van één van de volgende redenen kan een lid van de CTD worden ontslagen:
− als een lid zijn verplichtingen bij herhaling niet nakomt;
− als een lid het functioneren van de raad belemmert;
− als een lid schade toebrengt aan de raad;
− als een lid niet meer cliënt is van een instelling waar CTD cliëntenraad voor is, terwijl dat wel de positie van dat CTD-lid in de cliëntenraad is;
− als een lid de specifieke deskundigheid mist die wel behoort bij de positie vanzijn/haar lidmaatschap;
Artikel 10 Faciliteiten en budget CTD
1. Per kalenderjaar stellen de aangesloten trombosediensten/antistollingscentra een financiële vergoeding beschikbaar om de kosten te dekken van de activiteiten van de CTD. De vergoeding bestaat uit een vast bedrag per instelling per jaar (thans € 500,-), vermeerderd met een vergoeding per patiënt per jaar (thans € 0,04), gerekend vanaf 1 januari van het contractjaar, op basis van het aantal patiënten, zoals in het medisch jaarverslag van de Federatie Nederlandse Trombosediensten (FNT) genoemd in het jaar voorafgaand aan het contractjaar.
2. De kostenposten die onder het budget van de CTD vallen zijn:
Basiskosten
a. Kosten voor communicatie, informatievoorziening (website en folders voor o.a. cliënten en stakeholders) en public relations;
b. Reis- en verblijfskosten;
De leden van de CTD krijgen de reiskosten vergoed op basis van openbaar vervoer eerste klas of de wettelijke autokostenvergoeding voor vrijwilligers (per 2020 € 0,28 per kilometer).
c. Leden van de CTD ontvangen jaarlijks een vrijwilligersvergoeding ter dekking van de kosten voor telefoon, internet en andere kantoorkosten. De hoogte van de vergoeding wordt jaarlijks vastgesteld. Anno 2020 bedraagt deze € 150,--
d. Representatiekosten
Specifieke kosten, waarvoor een specifieke vergoeding aan de instellingen of waar dat aan de orde is aan de betreffende instelling zal worden gevraagd
a. Onafhankelijke ondersteuning;
b. Scholing en deskundigheidsbevordering;
c. Inwinnen extern advies;
d. Begeleiding bij geschillen, en
e. Lidmaatschap landelijke cliëntenorganisatie.
3. De CTD beheert het budget. Op verzoek van de instellingen rapporteert de CTD aan de instellingen over de besteding van het budget.
Artikel 11 Informatie en geheimhouding
1. De instelling verstrekt de CTD schriftelijk alle informatie die de CTD redelijkerwijze nodig heeft om zijn werk te kunnen doen.
2. De instelling verstrekt de CTD ten minste eenmaal per jaar mondeling of schriftelijk algemene gegevens omtrent het beleid dat in het verstreken tijdvak is gevoerd en in het komende jaar zal worden gevoerd.
3. De leden van de CTD zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in hun hoedanigheid vernemen ten aanzien waarvan de instelling dan wel de CTD hun geheimhouding heeft opgelegd of waarvan zij het vertrouwelijke karakter kunnen begrijpen
4. De plicht tot geheimhouding vervalt niet door beëindiging van het lidmaatschap van de CTD, noch door beëindiging van de band van de cliënt met de instelling.
Artikel 12 Voorbereiding van een besluit
1. De instelling betrekt de CTD bij de voorbereiding van een besluit met betrekking tot:
a. een wijziging van de doelstelling of grondslag van de instelling;
b. een fusie of duurzame samenwerking waarbij de instelling betrokken is;
c. een overdracht van de zeggenschap over de trombosezorg of een onderdeel daarvan;
2. De instelling informeert de CTD in een vroegtijdig stadium over de voorgenomen besluiten genoemd in lid 1.
3. De instelling en de CTD maken, voorafgaand aan de voorbereiding van de besluiten zoals genoemd in lid 1, verdere afspraken over:
Artikel 13 Advies
1. De instelling stelt de CTD in de gelegenheid advies uit te brengen over elk door haar voorgenomen besluit inzake:
a. een wijziging van de doelstelling of de grondslag van de instelling;
b. een fusie of duurzame samenwerking waarbij de instelling is betrokken;
c. een overdracht van de zeggenschap over de trombose zorg of een onderdeel daarvan;
d. een gehele of gedeeltelijke beëindiging dan wel een belangrijke uitbreiding van de trombose zorgverlening;
e. een belangrijke wijziging in de organisatie van de trombose zorgverlening;
f. een profielschets voor de benoeming van de leden van het toezichthoudend orgaan en de leden van de raad van bestuur van de instelling;
g. de vaststelling van de begroting en de jaarrekening van de instelling;
2. De adviesaanvraag is schriftelijk, begrijpelijk en bestaat minstens uit:
− het voorgenomen besluit;
− de gronden voor het besluit;
− de beleidscontext;
− de (verwachte) gevolgen van het besluit voor cliënten;
− het beoogde tijdspad en reactietermijn.
3. Het advies wordt op een zodanig tijdstip gevraagd opdat de CTD genoeg tijd heeft zich een goed oordeel ter zake te vormen en dat het advies van wezenlijke invloed kan zijn op het besluit.
4. Het advies van de CTD wordt schriftelijk en met redenen omkleed uitgebracht.
5. De instelling kan afwijkend van het advies besluiten, als zij voor zover dat redelijkerwijze mogelijk is, ten minste eenmaal met de CTD overleg heeft gepleegd. De instelling doet van een besluit schriftelijk en voor zover het van het advies afwijkt met opgave van redenen, mededeling aan de CTD.
Artikel 14 Instemming
1. De instelling heeft de instemming nodig van de CTD voor elk door haar voorgenomen besluit inzake:
a. de medezeggenschapsregeling, de klachtenregeling Wkkgz en andere voor cliënten geldende regelingen op het gebied van de trombose zorg;
b. een profielschets voor het benoemen van een functionaris als bedoeld in artikel 15 van de Wkkgz
c. de procedure voor het opstellen en bespreken van trombose zorgplannen;
d. het algemene beleid ter zake van kwaliteit, veiligheid en hygiëne t.b.v. de trombose zorg;
e. het algemene beleid ter zake van de toelating van clienten tot de zorgverlening en beeindiging daarvan;
2. Het verzoek om instemming is schriftelijk, begrijpelijk en bestaat ten minste uit:
− het voorgenomen besluit;
− de gronden voor het besluit;
− de beleidscontext;
− de (verwachte) gevolgen van het besluit voor cliënten;
− het beoogde tijdspad en reactietermijn.
3. De instemming wordt op een zodanig tijdstip gevraagd opdat de CTD genoeg tijd heeft zich een goed oordeel ter zake te vormen. Het te nemen besluit wordt schriftelijk voorgelegd aan de CTD.
4. De CTD mag alleen instemming onthouden indien, en voor zover redelijkerwijs mogelijk is, ten minste eenmaal overleg is gepleegd met de instelling.
5. De CTD deelt zijn beslissing schriftelijk en met redenen omkleed, in geval van onthouden van de instemming, mee aan de instelling.
6. Na het ontvangen van de beslissing van de CTD geeft de instelling daar zo spoedig mogelijk een reactie op.
7. Een besluit zonder instemming van de CTD is nietig wanneer de CTD tegenover de instelling daar schriftelijk een beroep op de nietigheid heeft gedaan.
8. Een beroep op nietigheid van een besluit moet binnen een maand nadat de instelling het besluit aan de CTD heeft medegedeeld als bedoeld in lid 6, of bij gebreke van deze mededeling, de CTD is gebleken dat de instelling uitvoering of toepassing geeft aan haar besluit.
Artikel 15 Ongevraagd adviesrecht
1. De CTD is bevoegd de instelling ongevraagd te adviseren over onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn.
2. De instelling besluit zo spoedig mogelijk of zij een ongevraagd advies zal volgen. Voordat zij besluit om van het advies af te wijken overlegt zij eenmaal, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, met de CTD.
3. Indien van het advies van de CTD wordt afgeweken en de CTD daar niet mee heeft ingestemd, deelt de instelling dit schriftelijk onder opgave van redenen mee aan de CTD.
Artikel 16 Raad van Toezicht en Raad van Bestuur
1. De instellingen leggen in hun statuten vast dat tenminste één lid van de raad van toezicht specifiek de belangen van de cliënten behartigt.
2. De raad van bestuur of een vertegenwoordiging van de raad van bestuur van de instelling overlegt ten minste één keer per jaar met de CTD.
Artikel 17 Enquêterecht
De CTD kan een verzoek in het kader van het recht van enquête indienen bij het gerechtshof te Amsterdam. Dit is alleen mogelijk indien de instelling een rechtspersoon is als bedoeld in artikel 3 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
Artikel 18 Geschillen en beroep
1. In voorkomende gevallen wordt samen met de instellingen een commissie van beroep ingesteld.
2. Tijdens de procedure bij de commissie van beroep wordt besluitvorming over of de uitvoering van het besluit waartegen beroep is ingesteld voor maximaal drie maanden opgeschort.
3. Binnen drie maanden nadat de verzoekende partij op de hoogte is gesteld van de uitspraak of beslissing van de commissie van beroep kan beroep worden ingesteld bij de Ondernemingskamer bij het gerechtshof Amsterdam. De wederpartij wordt van het verzoek op de hoogte gesteld.
4. Wanneer de termijn van drie maanden, als bedoeld in lid 3, is verlopen kan de CTD of de representatief te achten delegatie van cliënten of hun vertegenwoordigers de Ondernemingskamer schriftelijk verzoeken dat de instelling de uitspraak van de commissie van beroep naleeft.
5. Verzoeker, als bedoeld in lid 4, is niet-ontvankelijk indien hij niet vooraf schriftelijk aan de instelling heeft verzocht om te handelen hetgeen in het verzoekschrift is neergelegd en deze daarbij niet een redelijke termijn heeft gegeven.
6. Tegen een uitspraak van de Ondernemingskamer kan geen beroep of cassatie worden ingesteld.
Artikel 19 Beeindiging
1. De instelling kan de samenwerking met de CTD als zijn clientenraad beeindigen indien de CTD structureel tekortschiet in de behartiging van de gemeenschappelijke belangen van de cliënten van de instelling.
2. De instelling zal in diat geval tenminste één keer met de CTD overleggen over de redenen van beeindiging van de samenwerking.
Artikel 20 Wijziging en inwerkingtreding
1. De instelling brengt in samenwerking met de CTD de medezeggenschapsregeling en een wijziging daarvan op een geschikte manier onder de aandacht van cliënten en hun vertegenwoordigers.
2. De CTD en de instelling kunnen voorstellende medezegenschapsregeling te wijzigen. De regeling wordt slechts aangepast nadat alle partijen daartoe tot overeensteming zijn gekomen.
3 De medezeggenschapsregeling wordt twee jaar na de dag van ondertekening
geëvalueerd op actualiteit, effectiviteit en wenselijkheid. Deze evaluatie vindt
plaats in samenwerking tussen instelling en CTD.
5. De medezeggenschapsregeling gaat in op de dag van ondertekening.
Aldus vastgesteld en ondertekend op 1 januari 2021 te Utrecht
Namens de instelling: Namens de CTD:
voorzitter raad van bestuur voorzitter
(naam) J.P.H. Kroes